"El más modesto documento conservado como fruto de
la actividad de la Iglesia, constituye un signo
de su presencia en el mundo, un argumento
de su misión y una huella del Cuerpo Místico
en el secular camino de la historia"
(Pablo VI. Alocución "Salutiano", 6-11-1964)
NORMATIVA VIGENTE EN EL ARCHIVO HISTÓRICO ECLESIÁSTICO DE BIZKAIA
1. Normas de acceso al Archivo
2. Normas de consulta de originales
3. Tengamos en cuenta que todo documento es único
4. Normativa reprográfica
5. Honorarios
6. Normativa para la utilización de servicios on-line
Los fondos documentales de este Archivo son parte integrante del patrimonio histórico-documental de la Iglesia. Por lo cual, el acceso al mismo es PÚBLICO, pero su TITULARIDAD ES PRIVADA.
Producida esta documentación a instancia de la misma Iglesia y a beneficio de los fieles, es responsabilidad de la Iglesia disponer las necesarias cautelas que garanticen su conservación y adecuada investigación. Los Archivos o fondos documentales, de distinto origen, confiados a la custodia de este centro de la Iglesia, merecen las mismas cautelas.
La documentación depositada no puede ser objeto de préstamo o de cesión EXTERNA a los investigadores, ni servirse fuera de la Sala de Lectura.
Es competencia exclusiva del Archivero o de la Archivera, en una misión recibida de la Iglesia, tutelar este centro documental. Son responsables ante la Iglesia y el país del uso que se haga de toda esta documentación.
1. Normas de acceso al Archivo
Todo investigador tiene que ACREDITAR su personalidad jurídica mediante D.N.I. o documento equivalente. Todos aquéllos que vayan a utilizar el Archivo más de una vez, se les expedirá el Carnet de Usuario, debiendo entregar una fotografía para dicho Carnet, y otra en los archivos díocesanos respectivos, todas tamaño carnet.
Los USUARIOS trabajarán en la Sala de Investigadores, quedando reservado el acceso al Depósito o salas contiguas. Al ser un espacio limitado, se recibirán investigadores hasta que dicha sala se complete.
No se introducirán en la Sala de Lectura bolsos ni carteras, pudiendo utilizar las taquillas habilitadas a tal efecto.
Sólo se podrá utilizar LAPICERO en la Sala de Consulta.
2. Normas de consulta de documentos y libros
La solicitud de documentos se realizará cumplimentando correctamente la PAPELETA DE PEDIDO.
Para una preservación conveniente de los documentos originales, y atendiendo a la vulnerabilidad de los materiales, el paso del tiempo, el estado del soporte, condiciones especificas de la tinta, encuadernación o cubierta, se extremarán las precauciones en la manipulación de originales:
- el instrumento propio y exclusivo para tomar apuntes será el LAPICERO.
y
- NO SE APOYARÁN sobre el documento el papel donde se escribe, ni brazos, manos o peso de cualquier tipo, ni objetos que puedan dañar la documentación.
3. Tengamos en cuenta que todo documento es único
La consulta de la documentación será normalmente a través de MICROFILMS. La documentación no microfilmada podrá ser solicitada cuando su estado de conservación así lo aconseje.
En cada sesión el número de unidades archivísticas ORIGINALES utilizadas no excederán de CINCO, siendo solicitadas de una en una. Se dejará de entregar documentos 15 minutos antes del horario de cierre del Archivo.
Podrán consultarse cuantos libros de referencia dispuestos en la BIBLIOTECA AUXILIAR auxiliar sean necesarios sin que para ello sea preciso tener que solicitarlos. Queda terminantemente prohibido sacar de la Sala de Investigación documentos alguno, incluídos los de referencia. Estos últimos, una vez utilizados, deberán colocarse en su sitio.
Queda PROHIBIDO FUMAR e introducir ALIMENTOS Y BEBIDAS. Por respeto al resto de usuarios debe observarse el más absoluto SILENCIO, sí en cambio está autorizado el uso de ordenadores PORTÁTILES.
Los TELÉFONOS MÓVILES estarán apagados o silenciados.
4. Normativa reprográfica
Teniendo como principio básico la conservación de los fondos documentales, podrán solicitarse FOTOCOPIAS sólo de los microfilms, no de los documentos originales. Para toda reproducción por cualquier otro sistema, deberá solicitarse la oportuna autorización.
La REPRODUCCIÓN de obras sujetas a la Ley de Propiedad Intelectual queda determinada por dicha Ley, y solamente podrá ser llevada a cabo por el AHEB-BEHA. Queda terminantemente PROHIBIDO el uso de cámaras fotográficas, cámaras de video o móviles para sacar fotografías a la documentación ni a las instalaciones del AHEB-BEHA.
En este sentido, está PROHIBIDO reproducir copias de cualquier tipo suministradas por el Archivo, u obtenidas en el mismo sin la debida autorización. Tal autorización obliga también a citar la procedencia de los documentos reproducidos.
5. Honorarios
Aunque los Archivos Diocesanos sean de carácter privado, tanto las consultas efectuadas como el servicio prestado por el Archivo, no serán remunerados.
El Archivo NO EFECTÚA TRABAJOS NI BÚSQUEDAS A NIVEL PARTÍCULAR. Si se requiere copia certificada de partida sacramental u otro documento, tendrá que rellenarse el formulario correspondiente, señalando los datos de búsqueda de la forma más concreta y precisa posible.
Las REPRODUCCIONES estarán sujetas a Copyright según las siguientes tarifas
-Fotocopia simple, 3€.
-Fotocopia autenticada, 10€.
-Certificado anterior a 1900, 20€.
-Certificado posterior a 1901, 15€.
-Copia literal anterior a 1900, 20€.
-Copia literal posterior a 1901, 15€.
-Imagen digital impresa simple, 3€.
-Imagen digital impresa autenticada, 10€.
-Fotografía digital, 20€.
El incumplimiento de esta normativa o de cualquier otra indicación que pudiera realizar el personal encargado, traerá como consecuencia inmediata la DENEGACIÓN del acceso al Archivo.
El causante de daños, desperfectos o sustracciones incurrirá en la RESPONSABILIDAD que proceda.
6. Normativa para la utilización de servicios on-line
Se pueden consultar de FORMA VIRTUAL el catálogo de fondos documentales del archivo, así como los índices de registros sacramentales y otros instrumentos de descripción. Para utilizar dichos servicios no es necesario registrarse como usuario. Tan sólo será necesario cuando se acceda a los servicios on-line de petición de reprografía de documentación del archivo. En este caso deberá darse de alta como usuario e introducir un correo electrónico que le permitirá acceder a dichos servicios.
Consultar on line el catálogo general de los fondos depositados y custodiados en el AHEB-BEHA
La información que usted puede encontrar dependerá del tipo de fondo del que se trate. Encontrará información detallada de los fondos parroquiales. Al ser fondos abiertos, parte de la documentación se conserva todavía en las parroquias y en ese caso le indicaremos que la documentación no ha sido transferida.
A medida que vayan llegando más fondos, parroquiales y no parroquiales al AHEB-BEHA, la información será ampliada. Téngase en cuenta que, aunque aparezcan en nuestros instrumentos de descripción, ni en las parroquias, ni en los organismos dioesanos ni en el AHEB-BEHA está permitido el acceso público a la documentación de menos de 75 años.
Consultar los registros sacramentales
Son los DATOS LITERALES extraídos de las partidas sacramentales de bautizados, casados y difuntos, registrados en los libros sacramentales de las 210 parroquias vizcainas que tienen sus fondos depositados en el AHEB-BEHA.
Gracias a un Convenio con el Gobierno Vasco, el proceso de extracción de datos ha concluido su primera fase y están previstas dos fases más (2004-2005 y 2006-2008), para que estén disponibles en red todos los registros sacramentales de las parroquias vizcainas desde 1501 hasta 1900. A medida que vayamos implementando la base de datos, aumentarán las posibilidades de búsqueda de los datos que precise.
SOLICITAR ON LINE la reprografía de los registros sacramentales, bien porque usted posea datos concretos o bien porque los haya podido encontrar a través de nuestra base de datos.
En este último caso, usted deberá REGISTRARSE COMO USUARIO, para que nosotros podamos atender debidamente su solicitud. Su número de usuario y su clave son personales e intransferibles y las ventajas de estar registrado en el sistema le permiten realizar nuevas solicitudes, consultar el estado de sus solicitudes y recibir información detallada de las actividades del AHEB-BEHA.
Las instituciones diocesanas y no diocesanas podrán también utilizar este sistema para formular sus peticiones al AHEB-BEHA.
