AHEB-BEHA

NORMATIVA VIGENTE EN EL ARCHIVO HISTÓRICO ECLESIÁSTICO DE BIZKAIA [act. 01-10-2008, AHEB-BEHA]

1. Preliminares

Los fondos documentales del AHEB-BEHA son parte integrante del patrimonio histórico-documental de la Diócesis de Bilbao. Producida esta documentación a instancia de la misma Iglesia y a beneficio de los fieles, es responsabilidad de la Iglesia disponer las necesarias cautelas que garanticen su conservación y adecuada difusión. Los Archivos o fondos documentales, de distinto origen, confiados a la custodia de este centro de la Diócesis de Bilbao, merecen las mismas cautelas.

El acceso al AHEB-BEHA es PÚBLICO, pero, puesto que su TITULARIDAD ES PRIVADA, el acceso a la documentación que custodia, patrimonio de la Diócesis de Bilbao estará sujeto a las directrices del Servicio Diocesano de Archivos, organismo dependiente de la Delegación de Patrimonio Histórico Cultural de la Diócesis de Bilbao, y al presente reglamento, tanto en su versión reducida como ampliada.

La documentación depositada no puede ser objeto de préstamo o de cesión EXTERNA a los investigadores, ni servirse fuera de la Sala de Lectura.

Es competencia exclusiva del Servicio Diocesano de Archivos y la dirección del AHEB-BEHA, en una misión recibida de la Diócesis de Bilbao, tutelar este centro documental, garantizar la conservación del fondo documental y promover su difusión por los canales que se consideren oportunos. 

2. Normas de acceso al AHEB-BEHA

Para acceder a los servicios del archivo es imprescindible la CITA PREVIA, que podrá solicitarse por teléfono o personándose en el propio archivo. Cualquier otra eventualidad será evaluada por los Responsables de Sala y, en su caso, por la Dirección del AHEB-BEHA y atendida siempre y cuando la calidad del servicio al usuario quede garantizada.

Todo usuario deberá ACREDITARSE mediante DNI o documento equivalente para acceder a cualquier servicio del archivo. A todos aquellos usuarios que vayan a utilizar el Archivo más de una vez, se les expedirá el carnét de usuario, que podrá presentarse en los Archivos Diocesanos de San Sebastián y Vitoria. Para ello deberán entregar dos fotografías recientes tamaño carnét y rellenar la ficha de usuario. Será condición indispensable leer y aceptar la presente normativa[1].

Los usuarios trabajarán en la SALA DE INVESTIGACIÓN, quedando reservado el acceso a los depósitos y salas contiguas. El acceso a los fondos de la Biblioteca Auxiliar quedará restringido y se realizarán peticiones a través del mostrador único, previa búsqueda en el catálogo de la biblioteca y formalización del pedido en papeleta correspondiente.

No se introducirán en la Sala de Investigación bolsos, portafolios, maletines, carteras, etc., debiendo utilizar las TAQUILLAS habilitadas a tal efecto. Está permitida la introducción de cuartillas, fichas, folios, así como de ordenadores portátiles[2]  y móviles –siempre y cuando estén silenciados-. No está permitido el uso de cámaras fotográficas, de video o móviles en modo fotográfico dentro de la Sala de Investigación, ni para reproducir documentos ni para fotografiar instalaciones y/o equipamiento.

Sólo se podrá utilizar LAPICERO en la Sala de Investigación.

3. Normas de consulta en la Sala de Investigadores

La solicitud se realizará cumplimentando correctamente la PAPELETA DE PEDIDO.

Para informarle acerca de los fondos del AHEB-BEHA el usuario tiene a su disposición diversos instrumentos de consulta en soporte papel e informatizado. No será posible sacar fotocopias de los instrumentos de descripción o consulta del AHEB-BEHA[3].

Como principio básico, la consulta de la práctica totalidad de los fondos documentales del AHEB-BEHA podrá realizarse en reproducciones en soporte microfilm y digital. El soporte original podrá ser consultado cuando no exista reproducción y el estado de conservación del soporte original lo permita, y además no esté sujeto a la protección de la legislación de acceso que marca el Reglamento de Archivos Eclesiásticos Españoles[4] y, en su caso, la legislación civil[5].

Por regla general, y para cada usuario y cita, el número de documentos en soporte ORIGINAL que podrán salir a Sala serán solicitados y servidos de uno en uno. No está permitida la consulta simultánea de varios documentos, libros o expedientes. Se dejarán de entregar documentos 15 minutos antes del horario de cierre de la Sala de Investigadores. Cualquier otra eventualidad, como la reserva de originales, será evaluada por los Responsables de Sala.

Para asegurar la preservación de los documentos servidos, y atendiendo a la peculiaridad de cada tipo de soporte, se extremarán las precauciones en su manipulación. Como reglas básicas:

• Se utilizará única y exclusivamente LAPICERO para realizar las anotaciones
• Nunca se utilizará el documento, en cualquiera de sus soportes, como base de apoyo para realizar anotaciones, ni se dañará el mismo de ninguna manera. Así mismo se evitará dejar papeles o cualquier tipo de marcadores o marcas en el interior de los documentos.
• La lectura de los documentos de gran tamaño, tales como libros sacramentales, se realizará siempre en un atril de dimensiones adecuadas, y no sobre la mesa, para evitar manipulaciones erróneas, y siempre que el estado de conservación de la unidad documental lo permita.
• El documento se devolverá EXACTAMENTE en el orden en el que se sacó a la Sala, poniendo especial cuidado en la entrega del documento en mostrador.

En cualquier caso se seguirán detenidamente las instrucciones de los Responsables de Sala.

Queda PROHIBIDO FUMAR e introducir ALIMENTOS Y BEBIDAS en la Sala de Investigación y en las zonas de espera. Por respeto al resto de usuarios debe observarse el más absoluto SILENCIO. Los TELÉFONOS MÓVILES estarán apagados o silenciados, y las llamadas se contestarán fuera de la Sala para no molestar a otros usuarios.

El usuario podrá ser amonestado por los Responsables de Sala si incumple estas normas.

4. Normativa reprográfica general del AHEB-BEHA

El AHEB-BEHA tiene su propio servicio de reprografía, acorde con los principios de conservación y preservación de los fondos documentales.

Por regla general, podrán solicitarse FOTOCOPIAS tan sólo cuando la documentación se halle microfilmada o digitalizada, en cuyo caso se tratará de imágenes impresas, pero NUNCA se realizarán fotocopias partiendo de documentación en soporte original. Para la reproducción por cualquier otro sistema, deberá solicitarse la oportuna autorización y, en su caso, abrir un expediente para el Servicio de Reproducción Digital.

El AHEB-BEHA ofrece además otros servicios de reprografía que sustituyen la fotocopia o la imagen impresa cuando sea imposible realizarla y que pueden tener mayor validez jurídica y ser necesarios para trámites concretos (nacionalidad, juicios...).

La REPRODUCCIÓN de obras sujetas a la Ley de Propiedad Intelectual queda determinada por dicha Ley, y solamente podrá ser llevada a cabo por el AHEB-BEHA. En este sentido, está PROHIBIDO reproducir copias de cualquier tipo suministradas por el Archivo, u obtenidas en el mismo sin la debida autorización. Tal autorización obliga también a citar convenientemente y de forma actualizada la procedencia de los documentos reproducidos.

Para más información sobre este servicio, consulte la normativa específica del Servicio de Reproducción Documental del AHEB-BEHA.

5. Tarifas de reprografía

El acceso a la consulta de fondos e instrumentos de descripción del AHEB-BEHA es GRATUITO.

Las tarifas de reproducción son:

 Tipo de servicio de reprografía             Tarifa en euros

 Copia literal anterior a 1900 (incl.)                20

 Copia literal posterior a 1901 (incl.)              15

 Imagen digital impresa simple                        3

 Imagen digital impresa autenticada              10

Para otro tipo de reproducción se deberán consultar las normativas específicas.

 A la tarifa de reprografía habrá que añadir siempre 1 € de gastos de tramitación. La tarifa podrá variar también en función del modo de envío y/o recogida de la documentación. 

6. Normativa para la utilización del Servicio Digital del AHEB-BEHA

Para acceder al SERVICIO DIGITALdel AHEB-BEHA se requiere presentar el CARNÉT de investigador. Se regirá por CITA PREVIA, que se dará por los canales establecidos. La cita será personal e intransferible.

La consulta en los terminales es GRATUITA.

El Servicio Digital de la Sala de Investigación del AHEB-BEHA ofrece:

• Acceso a las bases de datos de consulta de registros sacramentales y catálogo de los fondos del AHEB-BEHA.
• Acceso a las imágenes digitalizadas de los fondos del AHEB-BEHA
• Posibilidad de navegar por la página web del AHEB-BEHA
• Posibilidad de registrarse como usuario y/o modificar sus datos de usuario[7].
• Posibilidad de realizar pedidos de reprografía on-line[8]y/o pedidos en Sala (papeletas en soporte papel) a través del mostrador de atención al público.

El Servicio Digital de la Sala de Investigación del AHEB-BEHA no permite:

• Acceso libre a internet ni a la consulta de correos, buscadores, etc.
• Imprimir desde los ordenadores de consulta, ni introducir disquetes, cds o dvds o cualquier tipo de memoria o dispositivo USB.
• No es un servicio WIFI y sólo se podrá acceder a él con los equipos del AHEB-BEHA.

Ante cualquier bloqueo o duda avise a los Responsables de Sala.

La sesión terminará de forma automática. Cuando finalice, NO apague o manipule el ordenador ni la pantalla.

7. Normativa de acceso a los fondos de la Biblioteca Auxiliar

La biblioteca auxiliar del AHEB-BEHA es una biblioteca especializada enfocada a prestar un servicio de apoyo e información a las investigaciones de los diferentes tipos de usuarios y al personal del propio archivo. Se compone de material bibliográfico y publicaciones seriadas de diversa temática, relacionada con la gestión interna del archivo y los fondos documentales que custodia.

Los usuarios tienen a su disposición listados ordenados del catálogo de la biblioteca, ordenados por autores, títulos y materias.

Si necesitan cualquier otro material que aparezca en el catálogo y/o no localicen, o desean realizar una consulta más compleja, deberán dirigirse a la responsable de la biblioteca auxiliar.

El acceso a los fondos de la Biblioteca Auxiliar quedará restringido y se realizarán peticiones a través del mostrador único, previa búsqueda en el catálogo de la biblioteca y formalización del pedido en papeleta correspondiente.

Una vez consultados los libros en la Sala de Investigación, deberán devolverse al mostrador.

8. Mejora continua de los Servicios, la Información y la Difusión

Para favorecer la difusión interactiva de los fondos del archivo, hemos dispuesto una serie de formularios que le permitirán mantenernos INFORMADOS de cualquier divergencia, observación o sugerencia que deseen hacernos acerca de nuestros servicios (Servicio Digital, Servicio de Reprografía, Servicio de Información, etc.).

Rellene y deposite, en los lugares previstos para ello, el formulario correspondiente.

• Encuesta de valoración
• Papeleta de depuración de errores e información sobre los fondos
• Papeleta de sugerencias

Para cualquier otra observación le rogamos se dirija al mostrador de la Sala de Investigación.

* Le recordamos la conveniencia de leer todas estas instrucciones previamente antes de acceder a los servicios del AHEB-BEHA, tanto en sala como en internet.

9. Incumplimiento de la normativa básica

El incumplimiento de esta normativa o de cualquier otra indicación que pudiera realizar el personal encargado, traerá como consecuencia inmediata la DENEGACIÓN del acceso al Archivo.

El causante de daños, desperfectos o sustracciones incurrirá en la RESPONSABILIDAD que proceda.

Bibliografía y legislación consultada

• Código de Derecho Canónico, 18ª ed., Madrid : Biblioteca de Autores Cristianos, 1999. ISBN 84-7914-400-9
• Código del Patrimonio Cultural de la Iglesia, Madrid : EDICE, 2001. ISBN 84-7141-478-3
• CRUZ MUNDET, José Ramón; MIKELARENA PEÑA, Fernando: Información y documentación administrativa, Madrid : Tecnos, cop. 1998. ISBN 84-309-3216-X
• FERNÁNDEZ CATÓN, José María: El Patrimonio Cultural de la Iglesia en España y los acuerdos entre el estado español y la Santa Sede, León : Centro de Estudios e Investigación "San Isidoro", 1980. ISBN 84-00-04709-5
• SASTRE SANTOS, Emilio: Manual de archivos : El sistema archivístico diocesano, Archivos de la Curia y Archivos parroquiales, Madrid : ANABAD, 1999. ISBN 84-88716-30-03
• Ley 7/1990, de 3 de julio, de Patrimonio Cultural Vasco
• Ley 16/1985, de 25 de junio, de Patrimonio Histórico Español
• Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común
• Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal
• Ley Orgánica de 5/1992, de 29 de octubre, de Regulación del Tratamiento Automatizado de Datos de Carácter Personal
• Ley 23/2006, de 7 de julio, por la que se modifica el texto refundido de la Ley de Propiedad Intelectual, aprobado por el Real Decreto Legislativo 1/1996, de 12 de abril.
• Reglamento de Archivos Eclesiásticos Españoles (1976)

• [1] Los datos personales incluidos en los ficheros del AHEB-BEHA están protegidos por la LEY ORGÁNICA 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal (LOPD) y por la Ley Orgánica de 5/1992, de 29 de octubre, de Regulación del Tratamiento Automatizado de Datos de Carácter Personal (LORTAD)
• [2] El AHEB-BEHA proporciona la posibilidad de conexión a la red eléctrica de ordenadores portátiles. El acceso a internet se realizará por cuenta del usuario o en los terminales de consulta de la Sala de Investigadores.
• [3] Ley 7/1990, de 3 de julio, de Patrimonio Cultural Vasco, la Ley 16/1985, de 25 de junio, de Patrimonio Histórico Español; Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común; Ley 23/2006, de 7 de julio, por la que se modifica el texto refundido de la Ley de Propiedad Intelectual, aprobado por el Real Decreto Legislativo 1/1996, de 12 de abril.
• [4] Reglamento de Archivos Eclesiásticos Españoles (1976)
• [5] Ib. nota 1.
• [6] Incluyen el 16% de IVA.
• [7] Nota importante: Para estos servicios el usuario deberá disponer de correo electrónico OBLIGATORIAMENTE.
• [8] Ib. nota 7