Desde el principio, el acceso es libre y gratuito, y sólo es preciso presentar el DNI o documento equivalente para ser usuario presencial y consultar la documentación en la sala habilitada a tal efecto. Desde 1994 está vigente una normativa para la consulta en sala, consensuada por los archivos diocesanos de Bilbao, San Sebastián y Vitoria.
El área de atención al público, en función del servicio necesario, expedirá una autorización temporal o un carnet de investigador. La autorización temporal sólo tendrá validez para un día. El carnet de investigador caduca a los cuatro años y tiene validez también en el Archivo Histórico Diocesano de San Sebastián y en el Archivo Histórico Diocesano de Vitoria, pero no en ningún otro archivo ni ninguna otra institución diocesana ni parroquia.
El SERVICIO DIOCESANO DE ARCHIVOS tiene previsto próximamente publicar una normativa para el acceso a los fondos que todavía conservan las parroquias y otros organismos diocesanos.
Para la expedición del CARNÉT DE INVESTIGADOR deberán presentarse dos fotografías tamaño carnet y rellenar la ficha habilitada a tal efecto en la que se recogen los datos personales (nombre y apellidos, fecha de nacimiento, dirección, estudios, profesión y publicaciones) así como los datos relativos al tema de investigación. La ficha deberá llevar una fotografía y la firma del usuario, reconociendo así el acatamiento de la normativa vigente en el AHEB-BEHA.
Todos los datos contenidos en el fichero de investigadores son para uso interno del archivo y están protegidos de acuerdo con el artículo 5 de la vigente Ley Orgánica 15/1999 de Protección de Datos (LOPDAT), no pudiendo facilitarse a nadie ajeno al archivo ni hacer un uso indebido de los mismos. En ningún caso se facilitará a otro usuario ningún dato sobre la investigación o documentación consultada por otro usuario ni datos personales de otros usuarios.
Los carnets caducados deberán ser renovados por el archivo, debiendo seguirse los mismos pasos que para las altas de investigadores, pero asignando el mismo número. Los números de usuarios presenciales son personales e intransferibles. El Archivo se reserva el derecho de dar de baja a un usuario por su mal comportamiento en la sala hacia otros usuarios o hacia el personal del archivo o uso indebido de la documentación.
Es necesario CONCERTAR CITA PREVIA, a fin de reservar un lector de microfilm para consultar la documentación durante toda la mañana o toda la tarde. La ampliación del horario ha permitido que las citas se den con una semana de antelación y somos conscientes de que un horario continuado permitiría suprimir el sistema de cita previa, pero, de momento, con la dotación presupuestaria y el personal que tenemos no encontramos otra solución para asegurar una atención de calidad. Desde que se implantó el sistema de cita previa el número de usuarios totales por año ha aumentado respecto al quinquenio anterior, si bien no alcanza las cotas del periodo 1981-1986, en el que, además, el archivo abría también varias tardes. De forma paralela, se estabiliza el número diario de usuarios presenciales.
