El archivo está organizado en 9 áreas de trabajo, de las que es responsable el personal contratado, que cuenta con la ayuda del personal auxiliar (colaboradores, becarios del propio archivo y de otras instituciones y personal en prácticas por convenios con diversas entidades). El objetivo es la formación de un equipo estable con formación teórica y práctica continuada, por lo que hay reuniones mensuales de calidad y planificaciones y evaluaciones semestrales. Además, se ha formado un equipo de estudio para cuestiones propiamente archivísticas.
1. DIRECCIÓN
Anabella Barroso
zuzen@aheb-beha.org
Funciones
- Planificación, ejecución y administración.
- Política archivística: Elaboración de directrices y normas
- Política económica: Elaboración de presupuestos
- Relación y representación ante otros organismos
- Recursos Humanos y Personal
- Supervisión del resto de tareas
- Implantación del proyecto de digitalización e integración con las actividades habituales del Archivo
- Coordinación con otros archivos diocesanos
- Dirección del equipo de estudio del propio AHEB-BEHA
2. AREA DE ADMINISTRACIÓN
Ana Belén Sánchez /Elena Cortazar
admin@aheb-beha.org
Funciones
- Gestión de la contabilidad
- Mantenimiento y compras
3. AREA DE ATENCIÓN AL PÚBLICO
Ana Belén Sánchez /Iciar Jáuregui
info@aheb-beha.org
Funciones
- Gestión de las solicitudes de reprografía a través del Servicio Inet de Gestión Archivística
- Atención telefónica y por correo electrónico
- Gestión, control y atención en sala
- Gestión de usuarios y pedidos
- Reprografía
4. AREA DE CATALOGACIÓN, NORMALIZACIÓN Y AUTOMATIZACIÓN
Cristina Castillo /Asier Romero
katalog@aheb-beha.org
Funciones
- Recepción de la documentación, descripción y catalogación.
- Identificación de series, estudio tipológico, estudio de fondos
- Elaboración de instrumentos descriptivos y de consulta
- Normalización, estudio y adaptación de normativas de descripción
- Análisis funcionales para automatización de la gestión archivística y desarrollo de aplicaciones de uso interno.
- Pruebas y mantenimiento del Sistema Inet de Gestión Archivística (SIGA) en su primera fase.
- Control de proyectos.
- Estudio e implantación del Sistema de Consulta Digital.
- Control de los procedimientos de digitalización, mantenimiento y acceso.
- Mantenimiento informático general.
5. AREA DE TRANSCRIPCIÓN Y PALEOGRAFÍA
Asier Romero
transkri@aheb-beha.org
Funciones
- Criterios para transcripción de fondos documentales
- Diseño y ejecución de programas especiales de transcripción de fuentes
6. AREA DE TRADUCCIÓN
Asier Romero / Bego Arbulu / Codex, SL
- Traducción de textos y documentos de producción propia a euskera e inglés.
7. AREA DE CONSERVACIÓN Y PRESERVACIÓN
Bego Arbulu / Elena Cortazar
kontserb@aheb-beha.org
Funciones
- Planificación política de preservación: Fumigación, desinsectación, control humedad y temperatura, mantenimiento de soportes microfilm, almacenamiento adecuado de la documentación y ubicación en depósito
- Elaboración de criterios básicos de estado de conservación
- Realización informes para planificación de la restauración, microfilmación y/o digitalización
- Revisión de calidad en la migración de soportes
- Elaboración de criterios de conservación de documentos en nuevos soportes
8. AREA DE FORMACIÓN, PUBLICACIONES Y DIFUSIÓN CULTURAL
Anabella Barroso / Cristina Castillo / Asier Romero
zuzen@aheb-beha.org
katalog@aheb-beha.org
Funciones
- Difusión y publicaciones (guía didáctica, gestión de publicaciones, mantenimiento de página web)
- Formación (planificación de seminarios y cursos monográficos, coordinación de equipos de estudio y formación, tutoría de prácticas de formación, etc.)
9. BIBLIOTECA AUXILIAR Y SERVICIO DE INFORMACIÓN (SIA)
Iciar Jáuregui /Cristina Castillo /Asier Romero
biblio@aheb-beha.org (Biblioteca Auxiliar)
katalog@aheb-beha.org (Servicio de Información del AHEB-BEHA)
Funciones
- Automatización de la biblioteca auxiliar y control de préstamos y peticiones
- Política de compra y suscripciones
- Mantenimiento de publicaciones seriadas
- Elaboración de dosieres sobre temas de interés para el archivo y para los usuarios
- Puesta en marcha del Servicio de Información del AHEB-BEHA, para peticiones especiales de índole documental e informativo sobre los fondos del archivo.
10. Esquema de las áreas
