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Fases de la política archivística diocesana
Desde su creación en 1950, la diócesis de Bilbao, ha mostrado una especial sensibilidad y preocupación por poner al servicio de la sociedad su patrimonio histórico documental. A través de las parroquias, de los organismos autónomos y de los servicios generales diocesanos ha asumido coherentemente el coste derivado de la conservación, utilización y difusión de un patrimonio documental que, si bien por su naturaleza y sus fines, es primariamente pastoral, tiene un valor social y cultural innegables. La política archivística diocesana siempre ha respondido al convencimiento de que la inherente función pastoral de la documentación eclesial se complementa con el valor histórico, informativo y probatorio de unos fondos de archivo que, sin duda, pertenecen al patrimonio cultural de la sociedad. Por ello, los responsables de los archivos diocesanos siempre han sido conscientes de que la especificidad de los archivos eclesiales se debe al carácter privado de la institución y al tipo de documentación generada y que, sin detrimento de la función pastoral de esta última, el tratamiento archivístico de los fondos debe ser similar al de cualquier otro archivo. Además, los cambios de la política archivística diocesana han afrontado los mismos retos que el resto de archivos, entre los que podemos citar la normalización de la descripción y las nuevas tecnologías, como una adaptación a las demandas requeridas por la evolución de la sociedad de la información en la que la Iglesia, como una institución más, se halla inmersa.
Dos fechas señalan diversas fases en la política archivística diocesana. Por un lado, desde 1976 a 1997 el Archivo Histórico Eclesiástico de Bizkaia concentra diversos archivos parroquiales y ofrece un servicio digno a los usuarios internos e investigadores externos, que pueden consultar unos fondos tratados con las técnicas archivísticas vigentes en ese momento. Desde 1997, la creación del Servicio Diocesano de Archivos, marca el inicio de una nueva etapa de unificación de directrices para todos los archivos de organismos e instituciones diocesanas además de las parroquias y una nueva fase de normalización descriptiva y adaptación a las nuevas tecnologías.
La existencia del Archivo Histórico Eclesiástico de Bizkaia en funcionamiento desde 1976 paliaba la situación de la documentación parroquial anterior a 1900 y aseguraba su puesta a disposición de un creciente número de usuarios e investigadores, pero no ofrecía una solución a la documentación moderna que las propias parroquias generaban durante el siglo XX, con lo que se daba la contradicción de que las mismas series de los mismos fondos recibían un tratamiento distinto en función de si continuaban en las parroquias o si estaban depositados en el Archivo Histórico. De la misma forma, según el criterio vigente en ese momento, el Archivo Histórico no era el lugar en el que los diversos organismos diocesanos, incluidas las delegaciones de curia y las parroquias erigidas en el siglo XX, podían depositar su documentación, por no considerarse histórica al ser posterior a 1900. Por eso, hacia 1990, los responsables diocesanos detectaron un inminente y casi inevitable riesgo de pérdida y destrucción de la llamada documentación moderna, generada en todo tipo de soportes por los diversos organismos diocesanos, cuya multiplicidad, diversidad y dispersión no ayudaban a la conservación de la documentación en su fase intermedia. Calificaron la situación de preocupante y en 1993 propusieron la creación de un organismo diocesano autónomo, en el que profesionales especializados en archivística se encargaran de asesorar y supervisar los archivos de todas las instituciones diocesanas. Este organismo tendría como objetivo prioritario la implantación un sistema de gestión integral de archivos en el ámbito diocesano, incluyendo el archivo histórico existente, y la elaboración de una normativa común sobre cómo generar documentos, cómo archivarlos correctamente y cómo evitar la dispersión y pérdida de los fondos documentales de las parroquias, instituciones y organismos diocesanos.
Así, el 1 de febrero de 1997 se pone en marcha el Servicio Diocesano de Archivos, dependiente orgánicamente de la Delegación Diocesana de Patrimonio Histórico Cultural, con el fin de unificar la política archivística de la diócesis e implantar un sistema de gestión integral de todos los archivos diocesanos.
Funciones
El Servicio Diocesano de Archivos, además de la recogida sistemática de fondos, y de la coordinación y supervisión de los archivos diocesanos existentes, incluido el Archivo Histórico, se ocupa de asesorar y orientar a todos los organismos diocesanos para:
- Archivar correctamente la documentación generada en la actualidad
- Determinar los plazos de vigencia administrativa
- Fijar los criterios de valoración y conservación de series
- Regular los plazos de transferencias evitando las llegadas extraordinarias de fondos al archivo histórico
- Dar tratamiento archivístico a los fondos, elaborando modelos para todos los niveles de archivo e instrumentos comunes de descripción, catalogación y clasificación.
- Tratar de conseguir una informatización de los archivos de la diócesis
A partir de 1997, se dan los pasos necesarios para la implantación del sistema de gestión integral de los archivos de la diócesis de Bilbao, integrando al Archivo Histórico existente como pieza fundamental, donde ha de llegar toda la documentación de conservación permanente. Para más información contacte con nosotros
kultura@bizkeliza.org
Organigrama
Hemos elaborado un esquema de funcionamiento del Sistema Diocesano de Archivos. Desde el Servicio Diocesano de Archivos se dan las directrices y orientaciones y la coordinación de todos los archivos diocesanos, así como la regulación de transferencias y flujos de documentación. El Archivo Central del Obispado, cuyo responsable es el canciller, guardará la documentación de la curia y los Obispos durante 30 años y de allí pasará al Archivo Intermedio, donde la documentación de conservación permanente está hasta ser disponible al público (75 años según el Reglamento de Archivos Eclesiásticos). A este Archivo Intermedio también llega la documentación de las instituciones, organismos, asociaciones de fieles, archivos personales, donde está 75 años y una vez cumplidos, toda la documentación que la Junta de Evaluación haya determinado que es de conservación permanente pasa directamente al histórico (que está en la misma sede que el intermedio). El Archivo Histórico Eclesiástico se ha convertido, como ya hemos dicho, en la pieza central del sistema. Todos los plazos de vigencia administrativa son provisionales hasta la creación de la Junta de Evaluación y hasta un definitivo estudio de valoración de las diferentes series.
A.- FONDO GENERAL DEL OBISPADO O CURIA
01.- Gobierno
01.01.- OBISPOS
01.02.- VICARIAS
01.02.01.- Vicarías generales
01.02.02.- Vicarías episcopales territoriales
01.03.- CANCILLERIA. SECRETARIA GENERAL DEL OBISPADO
01.03.01.Canciller
Gestión de datos estadísticos de la diócesis
Tramitación de órdenes sagradas
Relación con parroquias existentes y sus cambios
Relación con Institutos Religiosos y casas
Relaciones con Asociaciones de fieles
Fundaciones canónicas no autónomas
Fundaciones pías
Testamentarías
Procesos de beatificación y canonización
Agencia de Preces. Relaciones con la Santa Sede
Relaciones con instituciones civiles
Coordinación con Asesoría jurídica
Boletín
Guía diocesana
03.01.02.- Notaría
01.03.03. Secretaría general
Secretaría de órganos colegiados (Consejo Episcopal o Asuntos Económicos)
Comunicación con territorios: vicarías, sectores y parroquias
Servicios de euskera. Traducción y documentación,
Servicios generales
01.04.- ORGANOS DE CONSEJO O CONSULTIVOS
01.04.01. Consejo Episcopal
01.04.02. Consejo de gobierno
01.04.03. Consejo de Asuntos Económicos
01.04.04. Consejo Presbiteral
01.04.05. Colegio de Consultores
01.04.06. Cabildo de Canónigos, catedralicio o colegial
01.04.07. Consejo Pastoral Diocesano
01.04.08. Consejo Diocesano de Religiosos
01.04.09. Consejo Diocesano de Laicos
01.05.- DELEGACIONES. SECRETARIADOS. SERVICIOS
01.05.01.Delegaciones
Educación
Catequesis
Liturgia
Pastoral Social
Apostolado Seglar
Pastoral de ambientes
Pastoral obrera
Pastoral universitaria
Pastoral rural
Pastoral marítima
Pastorales específicas
Pastoral de Juventud
Pastoral de matrimonio y familia
Pastoral de la salud
Pastoral tercera edad
Pastoral carcelaria
Apostolado Seglar Asociado. Movimientos y asociaciones
Misiones
Medios de Comunicación Social
Patrimonio Histórico-Cultural
Museo Diocesano
Archivo Histórico Eclesiástico
Bibliotecas de entidades diocesanas
Comisión Diocesana de Expertos en órganos y armonios
Servicio Diocesano de Archivos
Religiosas de Clausura
Pastoral Vocacional
01.05.02 Secretariados (en la actualidad no hay, pero sí ha habido a lo largo de la historia diocesana)
01.05.03 Servicios Servicio de Formación del Laicado
Servicio Vicarial del Clero
Relaciones Interconfesionales y Migración y Turismo
Servicio de Audiovisuales
B.- INSTITUCIONES DIOCESANAS
01.- Seminario diocesano
02.- Fundaciones canónicas autónomas
Instituto Diocesano de Teología y Pastoral
Instituto Labayru
Escuela Diocesana de Educadores
03.- Fundaciones civiles
Gizakia
Lagungo. Centro de orientación familiar
04.- Servicios diocesanos (no curiales)
Caritas
Radio Popular
Bizkaia Irratia
Librería Diocesana
Archivo Histórico Eclesiástico de Vizcaya
Museo Diocesano
05.- Centros docentes
05.01. Centros docentes de titularidad diocesana
Escuela Universitaria "Begoñako Andra Mari"
Educación Infantil, Primaria, ESO, ESPO
Ikastolas
Escuelas de Formación Profesional
05.02 Centros docentes de gestión diocesana
C.- ASOCIACIONES DE FIELES
01.- Movimientos Apostólicos de Acción Católica
HOAC
MJAC
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02.- Movimientos
Euskalerriko Eskautak
Geideak
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03.- Asociaciones
Justicia y Paz
Adoración Nocturna
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04.- Comunidades eclesiales
Comunidades carismáticas
Comunidades neocatecumenales
Adsis
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05.- Cofradías penitenciales
D.- ARCHIVOS PARROQUIALES
Se aplica el cuadro de clasificación de parroquiales
E.- ARCHIVOS PERSONALES
Aquí tienen cabida todos los archivos personales de sacerdotes y obispos.
F.- ARCHIVOS EN DEPOSITO
(Entendiendo únicamente aquellos fondos de carácter no diocesano que, por diversos motivos, hayan sido depositados en el archivo)
01.- Archivo musical (si no son fondos parroquiales) 02.- Archivos de instituciones eclesiásticas
03.- Archivos de insituciones civiles
El Centro Icaro. Centro de Conocimiento Avanzado de la Historia, ha sido cofinanciado por el Ministerio de Industria, Comercio y Turismo, dentro del Plan Nacional de Investigación Científica, Desarrollo e Innovación Tecnológica 2008-2011. Expediente número TSI-070300-2008-179
SIGA-AKIS (Sistema Inet de Gestión de Archivos / Artxiboen Kudeaketarako Inet Sistema) patrocinado por:
C/ Larrauri, 1 A, 5ª planta
48160 DERIO
Bizkaia
Tel.: 944062490
Fax: 944062491
e-mail: info@aheb-beha.org