• Responsabilidades, funciones e importancia
• Relaciones con otros organismos

Fases de la política archivística diocesana

Desde su creación en 1950, la diócesis de Bilbao, ha mostrado una especial sensibilidad y preocupación por poner al servicio de la sociedad su patrimonio histórico documental. A través de las parroquias, de los organismos autónomos y de los servicios generales diocesanos ha asumido coherentemente el coste derivado de la conservación, utilización y difusión de un patrimonio documental que, si bien por su naturaleza y sus fines, es primariamente pastoral, tiene un valor social y cultural innegables. La política archivística diocesana siempre ha respondido al convencimiento de que la inherente función pastoral de la documentación eclesial se complementa con el valor histórico, informativo y probatorio de unos fondos de archivo que, sin duda, pertenecen al patrimonio cultural de la sociedad. Por ello, los responsables de los archivos diocesanos siempre han sido conscientes de que la especificidad de los archivos eclesiales se debe al carácter privado de la institución y al tipo de documentación generada y que, sin detrimento de la función pastoral de esta última, el tratamiento archivístico de los fondos debe ser similar al de cualquier otro archivo. Además, los cambios de la política archivística diocesana han afrontado los mismos retos que el resto de archivos, entre los que podemos citar la normalización de la descripción y las nuevas tecnologías, como una adaptación a las demandas requeridas por la evolución de la sociedad de la información en la que la Iglesia, como una institución más, se halla inmersa.

Dos fechas señalan diversas fases en la política archivística diocesana. Por un lado, desde 1976 a 1997 el Archivo Histórico Eclesiástico de Bizkaia concentra diversos archivos parroquiales y ofrece un servicio digno a los usuarios internos e investigadores externos, que pueden consultar unos fondos tratados con las técnicas archivísticas vigentes en ese momento. Desde 1997, la creación del Servicio Diocesano de Archivos, marca el inicio de una nueva etapa de unificación de directrices para todos los archivos de organismos e instituciones diocesanas además de las parroquias y una nueva fase de normalización descriptiva y adaptación a las nuevas tecnologías.

La existencia del Archivo Histórico Eclesiástico de Bizkaia en funcionamiento desde 1976 paliaba la situación de la documentación parroquial anterior a 1900 y aseguraba su puesta a disposición de un creciente número de usuarios e investigadores, pero no ofrecía una solución a la documentación moderna que las propias parroquias generaban durante el siglo XX, con lo que se daba la contradicción de que las mismas series de los mismos fondos recibían un tratamiento distinto en función de si continuaban en las parroquias o si estaban depositados en el Archivo Histórico. De la misma forma, según el criterio vigente en ese momento, el Archivo Histórico no era el lugar en el que los diversos organismos diocesanos, incluidas las delegaciones de curia y las parroquias erigidas en el siglo XX, podían depositar su documentación, por no considerarse histórica al ser posterior a 1900. Por eso, hacia 1990, los responsables diocesanos detectaron un inminente y casi inevitable riesgo de pérdida y destrucción de la llamada documentación moderna, generada en todo tipo de soportes por los diversos organismos diocesanos, cuya multiplicidad, diversidad y dispersión no ayudaban a la conservación de la documentación en su fase intermedia. Calificaron la situación de preocupante y en 1993 propusieron la creación de un organismo diocesano autónomo, en el que profesionales especializados en archivística se encargaran de asesorar y supervisar los archivos de todas las instituciones diocesanas. Este organismo tendría como objetivo prioritario la implantación un sistema de gestión integral de archivos en el ámbito diocesano, incluyendo el archivo histórico existente, y la elaboración de una normativa común sobre cómo generar documentos, cómo archivarlos correctamente y cómo evitar la dispersión y pérdida de los fondos documentales de las parroquias, instituciones y organismos diocesanos.

Así, el 1 de febrero de 1997 se pone en marcha el Servicio Diocesano de Archivos, dependiente orgánicamente de la Delegación Diocesana de Patrimonio Histórico Cultural, con el fin de unificar la política archivística de la diócesis e implantar un sistema de gestión integral de todos los archivos diocesanos.

Funciones

El Servicio Diocesano de Archivos, además de la recogida sistemática de fondos, y de la coordinación y supervisión de los archivos diocesanos existentes, incluido el Archivo Histórico, se ocupa de asesorar y orientar a todos los organismos diocesanos para:
- Archivar correctamente la documentación generada en la actualidad
- Determinar los plazos de vigencia administrativa
- Fijar los criterios de valoración y conservación de series
- Regular los plazos de transferencias evitando las llegadas extraordinarias de fondos al archivo histórico
- Dar tratamiento archivístico a los fondos, elaborando modelos para todos los niveles de archivo e instrumentos comunes de descripción, catalogación y clasificación.
- Tratar de conseguir una informatización de los archivos de la diócesis
A partir de 1997, se dan los pasos necesarios para la implantación del sistema de gestión integral de los archivos de la diócesis de Bilbao, integrando al Archivo Histórico existente como pieza fundamental, donde ha de llegar toda la documentación de conservación permanente. Para más información contacte con nosotros
kultura@bizkeliza.org

Organigrama

Hemos elaborado un esquema de funcionamiento del Sistema Diocesano de Archivos. Desde el Servicio Diocesano de Archivos se dan las directrices y orientaciones y la coordinación de todos los archivos diocesanos, así como la regulación de transferencias y flujos de documentación. El Archivo Central del Obispado, cuyo responsable es el canciller, guardará la documentación de la curia y los Obispos durante 30 años y de allí pasará al Archivo Intermedio, donde la documentación de conservación permanente está hasta ser disponible al público (75 años según el Reglamento de Archivos Eclesiásticos). A este Archivo Intermedio también llega la documentación de las instituciones, organismos, asociaciones de fieles, archivos personales, donde está 75 años y una vez cumplidos, toda la documentación que la Junta de Evaluación haya determinado que es de conservación permanente pasa directamente al histórico (que está en la misma sede que el intermedio). El Archivo Histórico Eclesiástico se ha convertido, como ya hemos dicho, en la pieza central del sistema. Todos los plazos de vigencia administrativa son provisionales hasta la creación de la Junta de Evaluación y hasta un definitivo estudio de valoración de las diferentes series.

A.- FONDO GENERAL DEL OBISPADO O CURIA
    01.- Gobierno
        01.01.- OBISPOS
       
        01.02.- VICARIAS
            01.02.01.- Vicarías generales
            01.02.02.- Vicarías episcopales territoriales
       
        01.03.- CANCILLERIA. SECRETARIA GENERAL DEL OBISPADO
            01.03.01.Canciller
                        Gestión de datos estadísticos de la diócesis
                        Tramitación de órdenes sagradas
                        Relación con parroquias existentes y sus cambios
                        Relación con Institutos Religiosos y casas
                        Relaciones con Asociaciones de fieles
                        Fundaciones canónicas no autónomas
                        Fundaciones pías
                        Testamentarías
                        Procesos de beatificación y canonización
                        Agencia de Preces. Relaciones con la Santa Sede
                        Relaciones con instituciones civiles
                        Coordinación con Asesoría jurídica
                        Boletín
                        Guía diocesana
            03.01.02.- Notaría
            01.03.03. Secretaría general
                        Secretaría de órganos colegiados (Consejo Episcopal o Asuntos Económicos)
                        Comunicación con territorios: vicarías, sectores y parroquias
                        Servicios de euskera. Traducción y documentación,
                        Servicios generales
       
        01.04.- ORGANOS DE CONSEJO O CONSULTIVOS
            01.04.01. Consejo Episcopal  
            01.04.02. Consejo de gobierno  
            01.04.03. Consejo de Asuntos Económicos  
            01.04.04. Consejo Presbiteral  
            01.04.05. Colegio de Consultores  
            01.04.06. Cabildo de Canónigos, catedralicio o colegial  
            01.04.07. Consejo Pastoral Diocesano  
            01.04.08. Consejo Diocesano de Religiosos  
            01.04.09. Consejo Diocesano de Laicos
       
        01.05.- DELEGACIONES. SECRETARIADOS. SERVICIOS
            01.05.01.Delegaciones    
                        Educación
                        Catequesis
                        Liturgia
                        Pastoral Social
                        Apostolado Seglar
                        Pastoral de ambientes
                        Pastoral obrera
                        Pastoral universitaria
                        Pastoral rural
                        Pastoral marítima
                        Pastorales específicas
                        Pastoral de Juventud
                        Pastoral de matrimonio y familia
                        Pastoral de la salud
                        Pastoral tercera edad
                        Pastoral carcelaria
                        Apostolado Seglar Asociado. Movimientos y asociaciones
                        Misiones
                        Medios de Comunicación Social
                        Patrimonio Histórico-Cultural
                        Museo Diocesano
                        Archivo Histórico Eclesiástico
                        Bibliotecas de entidades diocesanas
                        Comisión Diocesana de Expertos en órganos y armonios
                        Servicio Diocesano de Archivos
                        Religiosas de Clausura
                        Pastoral Vocacional
            01.05.02 Secretariados (en la actualidad no hay, pero sí ha habido a lo largo de la historia diocesana)
            01.05.03 Servicios     Servicio de Formación del Laicado
                        Servicio Vicarial del Clero
                        Relaciones Interconfesionales y Migración y Turismo
                        Servicio de Audiovisuales

B.- INSTITUCIONES DIOCESANAS
    01.- Seminario diocesano
    02.- Fundaciones canónicas autónomas
                Instituto Diocesano de Teología y Pastoral
                Instituto Labayru
                Escuela Diocesana de Educadores
    03.- Fundaciones civiles
                Gizakia
                Lagungo. Centro de orientación familiar
    04.- Servicios diocesanos (no curiales)
                Caritas
                Radio Popular
                Bizkaia Irratia
                Librería Diocesana
                Archivo Histórico Eclesiástico de Vizcaya
                Museo Diocesano
    05.- Centros docentes
        05.01. Centros docentes de titularidad diocesana
                    Escuela Universitaria "Begoñako Andra Mari"
                    Educación Infantil, Primaria, ESO, ESPO
                    Ikastolas
                    Escuelas de Formación Profesional
        05.02 Centros docentes de gestión diocesana   

C.- ASOCIACIONES DE FIELES
    01.- Movimientos Apostólicos de Acción Católica
            HOAC
            MJAC
            ---
            ---
    02.- Movimientos
            Euskalerriko Eskautak
            Geideak
            --
            --
            --
    03.- Asociaciones
            Justicia y Paz
            Adoración Nocturna
            --
            --
            --
    04.- Comunidades eclesiales
            Comunidades carismáticas
            Comunidades neocatecumenales
            Adsis
            --
            --
    05.- Cofradías penitenciales

D.- ARCHIVOS PARROQUIALES
Se aplica el cuadro de clasificación de parroquiales

E.- ARCHIVOS PERSONALES
Aquí tienen cabida todos los archivos personales de sacerdotes y obispos.

F.- ARCHIVOS EN DEPOSITO
(Entendiendo únicamente aquellos fondos de carácter no diocesano que, por diversos motivos, hayan sido depositados en el archivo)
    01.- Archivo musical (si no son fondos parroquiales) 02.- Archivos de instituciones eclesiásticas
    03.- Archivos de insituciones civiles